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En el entorno empresarial el emisor, también conocido como fuente, es la persona o departamento que emite las informaciones o mensajes. Estos son recibidos por el receptor o destinatario. El emisor natural de la comunicación más relevante y estratégica dentro de la empresa es la alta dirección.

En el proceso de transmisión de la información se utiliza un lenguaje o código. Este consiste en el conjunto de símbolos específicos empleados para expresar el mensaje (palabras, gestos, conductas, posturas, tonos de voz), que no solo ayudan a reforzar el mensaje, sino que hasta pueden variar el significado de lo que se transmite.

En la intercomunicación personal, persona a persona, existe un lenguaje verbal y otro no verbal que recoge valores y sentimientos que reducen o refuerzan el contenido del mensaje. Este tipo de comunicación personal mediante la mirada, el lenguaje de las manos, las emociones, la sonrisa, la imagen, etc., remite al poderoso mundo de la comunicación emocional.

Los mensajes circulan a través de un canal o medio de transmisión, que en la mayoría de las empresas suelen ser los mismos independientemente del sector económico al que pertenezcan (entrevistas, reuniones, revistas, cartas, teléfono, formularios, etc., entre los métodos más tradicionales, y otros devenidos con los avances tecnológicos como los correos electrónicos, intranet, el portal del empleado en internet, las redes informáticas, las videoconferencias que agilizan las comunicaciones, etc.).

Generalmente, las grandes empresas disponen de un Departamento de Comunicación Interna para dinamizar esta función, pero el principal medio para la cohesión y la implicación en los proyectos empresariales corresponde a los líderes o directivos de la misma. Es decir, el canal prioritario debería ser la línea de directivos que con su preparación y formación trasladen al resto de la plantilla la implicación en las diferentes estrategias de la empresa. De lo que se desprende que un sistema de comunicación interna eficiente requiere de unos directivos con competencias específicas en este sentido.

También, la dirección de la empresa dispone de otros tipos de canales más personales y menos técnicos que surgen mayor efecto según sea el contenido del mensaje. Así, por ejemplo, la utilización de los representantes sindicales que viene determinada por las exigencias legales o por acuerdos dentro de la empresa, la cadena de mando como elemento clave de la transmisión y seguimiento de las políticas establecidas y por, último, pero no menos importante, el contacto directo de la dirección con los empleados, ya sea a través de reuniones, de presencia física en los centros de trabajo, etc.

Para completar el proceso de comunicación tal como se ha definido, una vez emitidos los mensajes correspondientes por los canales seleccionados, se hace necesaria la  retroinformación, retroalimentación o feedback, que es la respuesta que envía el receptor al emisor después de haber recibido el mensaje. Puede ser un nuevo mensaje, un gesto o una acción que, para el caso de la comunicación empresarial, debe tener su consecuente análisis y valoración.

Entre los métodos más empleados para facilitar la retroinformación se pueden citar: las encuestas de opinión, los buzones para ideas y sugerencias, así como las entrevistas periódicas con el jefe inmediato. No existirá comunicación completa si no se produce la retroinformación. Esta permite al emisor (empresa) determinar si su mensaje ha sido recibido y, sobre
todo, comprendido por el receptor (empleado, grupo, etc.). Si no se produce este feedback, la comunicación puede verse afectada en tanto que se añada, se pierda o se deforme la información transmitida.

Se plantea que el resultado de la comunicación no es lo que dice el emisor, sino lo que entiende el receptor, y en esta comprensión puede incidir el último componente del proceso de la comunicación: el ruido, que es cualquier elemento distorsionador de la comunicación.

El ruido puede producirse en cualquier parte del proceso. Significa la cantidad de interferencia indeseable que tiende a deformar y alterar, de manera imprevisible, los mensajes transmitidos. En las empresas puede ser muy perjudicial, sobre todo si se produce en torno a temas específicos como sanciones, retribuciones, despidos o muchos otros que afecten directamente a los trabajadores.

Las empresas, sean del tamaño que sean, han tomado consciencia de los problemas originados por una comunicación deficiente y, por tanto, de la importancia de comunicar bien sus objetivos. La comunicación pone en contacto diferentes componentes de la empresa directamente relacionados con su grado de competitividad, como es el clima interno, los estilos de liderazgo, el compromiso de los empleados, etc. Así, un estudio realizado por Blake y Mouton sobre los estilos de liderazgo pone de manifiesto que los problemas de comunicación son importantísimos para un estilo de liderazgo eficaz. En este sentido, ya se ha señalado la trascendencia de la preparación y formación de los directivos en habilidades comunicativas para que puedan cumplir con su papel dentro de la organización.

Por otro lado, Mintzberg, que se dedicó a observar y analizar la realidad del trabajo de un directivo, ya señaló que la recepción y comunicación de información es fundamental para el trabajo del directivo, pues lejos de un trabajo ordenado, enfocado y lineal, el trabajo diario de los gerentes eficientes implicaba un manejo de las situaciones caóticas, imprevisibles y desordenadas, donde no resulta sencillo distinguir lo trivial de lo esencial. Es difícil poder determinar el tiempo que un directivo tiene que dedicar a la comunicación. Dependerá de los diferentes sectores y circunstancias que tiene la empresa. Pero, en lo que hay bastante acuerdo es en que el tiempo en que un directivo medio está efectivamente comunicando supera al resto de sus otras actividades. Si pensamos en el tiempo de un directivo dedicado a reunirse con sus colaboradores, con los clientes, por teléfono, la atención de correos electrónicos, las llamadas telefónicas, las videoconferencias, los feedback a colaboradores, etc., no cabe duda de que todas estas actividades suponen la mayor parte de su tiempo.

Si, además, el directivo es el de Recursos Humanos, esa dedicación aún tiene mayor importancia, pues, como indicaba uno de los presidentes entrevistados en el trabajo realizado sobre competencias de la dirección de personas, Quintanilla, Sánchez-Runde y Cardona, la capacidad de comunicación es una de las características esenciales del perfil del nuevo director de RR. HH.